2020年 個人的満足度No.1アプリ「Notion」

便利ツール

はじめに

 みなさんは、普段の生活の中で以下のような経験がないでしょうか。

  「あのメモどこにしたっけ?」
  「あの気になる記事ってなんのアプリで見たっけ?」
  「スマホのホーム画面にアプリが溢れかえっていてごちゃごちゃしている」

 現代では非常に多くの情報に簡単にアクセスすることができ、かつ様々なケースに応じた多種多様なアプリケーションがリリースされています。そんな環境だからこそ、「情報の管理」と言うのがとても重要なキーワードになってくると思います。今回は上述したような、情報を探す無駄な時間を削減し、私たちの生活を快適にしてくれる素晴らしいツールである「Notion」について紹介したいと思います。

Notionとは?

↓↓↓ 公式リンク ↓↓↓

Notion - One workspace. Every team.
We’re more than a doc. Or a table. Customize Notion to work the way you do.

 Notionは、ざっくりといえばメモ帳とExcelの中間の機能を持ったアプリケーションで、注目すべき特徴には以下のようなものがあります。

All-in-one Workspaceであること
 普段の生活や仕事で必要な、単純なメモやTo-doリスト、タスクの進捗管理、データベースの作成、ブックマークの管理といったあらゆる作業に対応したアプリケーションとなっています。なので、複数のアプリケーションを起動して、行ったり来たりを繰り返さなくても、「Notion」さえ開いておけば全てできる、といった快適な作業環境の構築が実現できます。

カスタマイズ性が高い
 ページの作成やデータベースの作成における自由度が高く、ある程度自分好みにカスタマイズできます。基本のフォーマットも非常にシンプルかつスタイリッシュで、使いやすいデザインとなっています。カスタマイズ性が高いが故に、初めはどう使えばいいかわからないといった声もありますが、公式に豊富なテンプテートが用意されているので、初めはテンプレートを使用して徐々に自分好みに改良していくのがいいのではないかと思います。

進化が早い
 2016年3月にversion1.0がリリースされたNotionですが今なお進化を続けており、最近ではデータベースにおけるガントチャート機能の追加や、リンク生成の簡略化など、痒い所に手が届く良質なアップデータが頻繁に行われています。今年、個人利用が完全無料になったのも大きな進化だったと思います。今後のアップデートにも注目です。

とはいえ具体的な使い方がないとピンとこないと思います。次節で個人的に気に入っているNotionの活用事例を紹介してきたいと思います。

Notion活用事例

 具体的な活用事例の前に、私のNotionのHome画面をご紹介します。実際にどんな情報を管理しているのかといったイメージをお持ちいただけたらと思います。

 Home画面は最も目にする回数が多い場所なので、「情報のカテゴリー」+「頻繁に確認して脳に刷り込みたい内容」を掲載しています。なんとなく恥ずかしくて隠してしまいましたが、一番上に今月の目標を、仕事・プライベートといった分類で3つほど記載しています。そして中央の左部分には自分の人生のテーマと小テーマを、その下に習慣付けたいなと思っている行動をそれぞれ書き出して、毎日見るようにしています。

中央の「記録」には、整理しておきたい情報をカテゴリーごとに列挙していて、

 日記 ➡︎ 日々の日記を格納。
 Book ➡︎ 読んだ本のメモや感想、読みたいと思っている本のリストを格納。
 Memo ➡︎ 日常のアイデアや、いつか利用してみたいサービスのリンクなどを格納。
 金融 ➡︎ 給与明細や欲しい物リスト、家計簿などを格納。
 Movie ➡︎ 観た映画の感想などを格納。
 2020.12… ➡︎ To-doリストを格納

のようにそれぞれ分けて記録しています。

中央右側の「Work Space」にはプライベートなワークについて格納してある部分で

 Weblog ➡︎ ブログのタスク管理。
 Design ➡︎ 資料作成のための素材やWebサービスのリンク。
 Programming ➡︎ プログラミングの際のメモや成果物。

がそれぞれ入っています。

中央右下のグレーアウトの部分は会社関係のメモです。

 ざっとこのような感じです。Home画面の情報量が多いのは苦手なタイプなので、かなり閑散とした構成になっています。では以下で、個人的に気に入っているNotionの活用方法の具体例を4つ紹介します。

① To-doリスト

 以前は「Todoist」というサービスを使っていました。これはこれで使いやすくて、好きなサービスだったのですが、NotionのAll-in-one Workspaceの魅力にやられて移行しました。

 ページの構成としては1週間単位のTodoリストを組んでいて、各曜日ごとに上から「その日の日記のページへのリンク」「To-do」「ルーティーンワーク」のようになっています。To-doに関しては1日ごとにページがあるよりも1週間単位で作成した方が、タスクの流れがある程度明確になり、スケジュール感覚を持ちやすいのでこの構成に落ち着きました。(反面、今日のタスクを翌日に移動させてしまうなんてことが簡単にできてしまうのですが、、)。1週間単位にすることで下部のルーティーンワークができていない部分が明確になるので、習慣継続のためにも一役買ってくれていると思っています。

② 日記

 日記も以前は「My日記」というスマホアプリを用いていました。このアプリケーションはデザインがとても可愛らしく気に入っていたのですが、日記を書いている中で、アイデアを今後も参照しやすい形で保存したり、その日得た知識を日記を書いている途中で参照したい時などがありました。そうなってくると全てが完結しているNotionで日記を書いてしまう方が、リンクを用いて参照を構成しやすく利便性が高かったので同じく移行しました。

 これが日記の雛形で、これを複製して毎日のページを作成しています。上の画像の本文の部分に日記を書くのですが、1日の終わりに日記を書こうとしたときに真っさらなページに描き始めるのが苦手で、浅い振り返りしかできないのが気になっていました。なので「その日何をしていたか」や「その日よかったこと」を日中にメモしておいて、日記のネタにしています。これもNotionで全てが完結しているからこそ、Todoリストを埋める時などにさらっと日記のリンクに飛んで、簡単に走り書くことができています。あとは日記をいざ書いてみると、「ここがこうなったらもっと便利だったな」や「これがモヤモヤしてるが過去にも同じことがなかったか?もしあればそれはどうやって解決したのか?」といったことが浮かんでくるので、「Bug List」「Anger Management」といったアイデアや感想を貯めておくページのリンクを載せておいて、記録できるようにしています。このように「日記を書く」というだけでなくそこから派生した考えを体系的に記録できるのがとても便利に思っています。以前のように日記アプリに書いていると意識的に読み返さないと、有益なアイデアも忘れてしまうのでもったいないと感じました。

③ 読書(映画)記録

 読んだ本や観た映画の記録も以前はそれぞれ「ビブリア」「映画記録」といったアプリケーションを使っていたのですが、日記と同じ理由からNotionに移行しました。

 Notionのデータベースの機能のひとつにあるギャラリービューを使うと、上記のように本の表紙が陳列された形で記録をすることができ、視覚的に最近何を読んだかがわかるのがとても素晴らしいです。それぞれの本の画像をクリックすると以下のようなページにとびます。

 ここでメモはもちろんのこと「媒体」や「評価」、「読んだ日」といったさまざまな属性を自分で付与することができ、それに従ってデータをソートしたりフィルタをかけたりできるので、情報の管理として非常に重宝しています。またメモの中に関連する本のリンクを埋め込むことで、簡単に造語参照ができるのもとても魅力的です。

④ ブックマーク管理

 SNSなどを使っていると気になる情報が見つかることがあると思いますが、以前はTwitterならTwitterの、ブラウザならブラウザのブックマークに残していたので、あの記事って何で観たんだっけ?ということが起きてしまっていました。これを回避するために、一旦全てNotinoに投げて、後から確認して、永久保存版だと思ったらそれぞれ記録に残すといった運用ができるので、集めた情報を体系的に整理することができます。以下の画像のように、集めた情報が今後何かしらで利用したいサービスであったり、重要な文章の量が多い場合はブックマークとしてギャラリービューで保存することで、視覚的に気になっている情報を管理することができます。一方で、集めた情報がちょっとしたものであればエッセンスだけ抽出し、以下の画像の「What eat?」のページのようにカテゴリごとに情報を蓄積していくと全体としてスッキリするのでオススメです。

 上述した「一旦全てNotionに投げる」という部分で非常に便利なサブサービスがリリースされているので2つご紹介したいと思います。

ⅰ) 「Fast Notion」
‎Fast Notion
‎Fast Notion は Notion に素早く簡単にメモを保存するためのアプリです。 アプリを起動するとすぐに入力画面になるので、アイデアメモや備忘録などに最適です。 === 利用規約

 Fast Notionは指定したNotionのページに素早く入力内容を転送してくれるアプリケーションです。とりあえずの情報置き場といったイメージで、出先などでスマホでNotionを開くよりも簡単に情報を投げることができます。以下が実際のスマホ画面です。

 送信先のページを指定することができ、「INPUT POST TEXT」に内容を入力したら、右上の「POST」を押すだけで「SELECT PAGE」にメモの内容を送ることができます。Notion自体がかなり軽いアプリなので、自宅でPC作業をしているときは「Fast Notion」を使うまでもないのですが、外を歩いているときや、電車に乗っているときなどには普通なら忘れてしまうようなアイデアや感想を一瞬でメモできるので重宝しています。

ⅱ) Notion Web Clipper
Notion Web Clipper
Use our Web Clipper to save any website into Notion.

「Notion Web Clipper」はGoogle Chromeの拡張機能で、閲覧しているサイトを保存したいと思ったときに下記画像のNotionアイコンをクリックするだけで、任意のデータベースにサイトのリンクを登録することができます。

 画像中の上部に現在のWebページ名が表示されていて、「Add to」で登録先を指定し、「Save Page」を押すとリンクを転送してデータベースを自動で生成してくれます。URLをコピペする手間すら省けるのは素晴らしいですね。

おわりに

 その名の通りNotionは「All-in-one Workspace」として、日常のあらゆる業務や情報が一元管理できるアプリケーションとなっています。これが無料なのは本当にありがたいです。色々な活用事例を紹介しましたが、一貫して魅力に感じているのは「相互参照もしやすさ(リンクのつけやすさ)」と「カスタマイズ性の高さ」です。相互参照に関しては、どこにでも簡単にリンクを埋め込むことができるので、一元的に管理している情報たちを関連づけて考えることができるのが素晴らしいです。日記や読書記録などは、記録に残しても年月と共に埋もれてしまいがちだと思うので、このような管理をすることで自分が過去に最多リソースを有効活用できます。カスタマイズ性の高さに関しては特にページごとにアイコンを設定できるのが可愛くて気に入っています。デフォルトでは絵文字を設定できるのですが、自分で画像をアップロードすることもできます。私はダークモードで使っているので「icooon-mono」というサイト(https://icooon-mono.com/)から、ページの内容と関連性のあるアイコンを持ってきて設定したりしています。機能には関係ないのですが、自分が使っていて気分が上がるというのはとても大切なことだと思うので、こういたアレンジが好きな人にはうってつけのサービスだと思います。皆さんも是非Notionを活用して、情報に埋もれた日々を快適なものにしてみてください。

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